Quittung in wenigen Minuten

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein schriftlicher Beleg, der bestätigt, dass eine Zahlung geleistet und empfangen wurde. Sie nennt den Zahler, den Empfänger des Geldes, den Betrag, das Datum und den Zweck der Zahlung.

Für den Zahler ist sie Kauf- oder Zahlungsnachweis, für den Empfänger des Geldes eine Grundlage für Buchhaltung, Steuern und die Klärung späterer Streitigkeiten.

Wann brauchen Sie eine?

Immer wenn Geld den Besitzer wechselt und eine Seite einen Nachweis möchte, ist eine Quittung der einfachste Weg, das festzuhalten. Typische Fälle sind:

• Verkauf von Waren oder Dienstleistungen als Freiberufler oder Kleinunternehmen
• Bestätigung einer Miet-, Kautions- oder Nebenkostenzahlung
• Privatverkäufe, etwa wenn Sie einen gebrauchten Gegenstand an eine andere Person verkaufen
• Barzahlungen, bei denen kein Kontoauszug den Vorgang belegt
• Erstattungen und Spesenabrechnungen, für die ein Zahlungsnachweis nötig ist

Arten von Quittungen

Quittungen sind im Grundaufbau gleich, die Angaben unterscheiden sich aber je nach Art der Zahlung. Wir passen die Quittung an Ihre Situation an, zum Beispiel für:

• Zahlungsquittung: allgemeine Bestätigung, dass ein Betrag eingegangen ist
• Verkaufsquittung: verkaufte Waren oder Dienstleistungen mit einzelner Aufstellung
• Mietquittung: eine Mietzahlung für ein bestimmtes Objekt und einen bestimmten Zeitraum
• Barquittung: Barzahlungen, die einen schriftlichen Nachweis brauchen
• Anzahlungsquittung: eine erhaltene Teilzahlung oder Kaution

Was hineingehört

Eine vollständige Quittung lässt keinen Zweifel daran, was wofür bezahlt wurde. Achten Sie darauf, dass Ihre Quittung Folgendes enthält:

• Namen und Kontaktdaten von Zahler und Empfänger
• Das Zahlungsdatum und eine Quittungsnummer für Ihre Unterlagen
• Den erhaltenen Betrag und die Währung, wenn sie nicht offensichtlich ist
• Den Zweck der Zahlung, klar beschrieben
• Die Zahlungsart, zum Beispiel bar, Karte oder Überweisung
• Einen eventuell offenen Restbetrag oder den Vermerk, dass vollständig bezahlt wurde
• Die Unterschrift des Empfängers, besonders bei Barzahlungen

Quittungen und Aufbewahrung

Quittungen sind das Rückgrat einer sauberen Buchführung. Unternehmen und Vermieter brauchen sie in der Regel als Beleg für Einnahmen und Steuererklärungen, Zahler benötigen sie, um Ausgaben geltend zu machen oder eine Zahlung nachzuweisen.

Bewahren Sie von jeder ausgestellten Quittung eine Kopie auf, nummerieren Sie die Quittungen fortlaufend und legen Sie sie bei Ihren übrigen Finanzunterlagen ab. Steuerbehörden in vielen Ländern erwarten, dass Zahlungsbelege mehrere Jahre aufbewahrt werden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Datum oder Quittungsnummer weglassen
• Die Zahlung so vage beschreiben, dass sie nichts belegt
• Die Zahlungsart vergessen, besonders bei Barzahlung
• Nicht angeben, ob der Betrag die Forderung vollständig begleicht
• Die Unterschrift auf einer Barquittung auslassen
• Keine Kopie für die eigenen Unterlagen aufbewahren